Vacature: Management-/Office- & Communicatieassistent (0,8 fte) bij het CDH

Voor de ondersteuning van de ketens Centre for Digital Humanities (CDH) en Onderwijsondersteuning en Studentzaken (OSZ) zoekt de faculteit Geesteswetenschappen van de Universiteit Utrecht een management/-office- & communicatieassistent. In deze functie zul je beide organisatieonderdelen ondersteunen. Je kunt reageren tot uiterlijk 15 januari 2024.

Binnen deze functie kom je terecht in professionele en enthousiaste teams. We zien en spreken elkaar regelmatig, digitaal en op locatie. We streven naar teams die divers en inclusief zijn wat betreft achtergrond, vaardigheden en opvattingen.

Jouw takenpakket:

• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor praktische vragen van de collega’s van beide afdelingen.
• Je ondersteunt bij indiensttreding, afscheid, jubilea en pensioen van collega’s. Daarnaast heb je een belangrijke rol in het organiseren van sociale activiteiten van de teams zoals bijvoorbeeld uitjes of borrels.
• Je maakt notulen en actie- en besluitenlijsten bij overleggen.
• Je verzorgt secretariële en organisatorische ondersteuning voor het hoofd OSZ en de directie CDH, zoals o.a. agendabeheer en organiseren van bijeenkomsten en overleggen.
• Je ondersteunt de CDH-communicatiemedewerker: het zelf produceren van content, redigeren/vertalen van content, bijhouden en doorplaatsen van berichten, het meehelpen bij het bijhouden van de CDH-website en socials, en het onderhouden van de OSZ-intranetpagina.
• Je verzorgt diverse bestellingen zoals ICT-middelen, bloemen, boeken, kantoorartikelen, etc.
• Je draagt zorg voor de meldingen in het pand en het monitoren hiervan.

Daarnaast voer je voor het CDH de volgende taken uit:

• Je houdt het mailverkeer in diverse mailboxen (beantwoorden algemene/terugkerende vragen en vragen over het onderwijsprogramma bij.
• Je ondersteunt bij het onderwijsprogramma (catering bestellen, bijhouden registraties/afmeldingen, uitsturen cursusmaterialen en feedbackformulieren, etc.).
• Je helpt bij de organisatie en promotie van evenenementen, zoals lezingen, een nationale netwerkdag of een conferentie.

Naast de bovenstaande taken is er ook ruimte om andere werkzaamheden naar je toe te trekken. De ideale kandidaat voor deze functie werkt zelfstandig, is daadkrachtig, zeer proactief en is bereid om complexe zaken aan te pakken. Je beweegt je soepel door verschillende organisatiestructuren, kunt snel schakelen en hebt een flexibele en positieve instelling. Affiniteit met een wetenschappelijke omgeving is een pre.

Profiel

Wat breng je mee:

• Je hebt mbo-/hbo- denk- en werkniveau.
• Je hebt enkele jaren ervaring in een functie als managementassistente, communicatiemedewerker of secretaresse.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels.
• Je bent secuur en een kei in plannen en organiseren en je toont eigenaarschap.
• Het Office-pakket, vooral Outlook, heeft geen geheimen voor jou.
• Je hebt goed ontwikkelde interculturele en communicatieve vaardigheden.

Aanbod

Wij bieden:

• een positie (0,8 fte) voor 1 jaar. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden;
• een salaris van minimaal € 3.027,- en maximaal € 4.103,- (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband;
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien.

Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Over de organisatie

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 7.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega’s en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

Aanvullende informatie

Neem voor meer informatie contact op met Monique Clabbers (Afdelingshoofd/Teamleider secretariele ondersteunin) via m.clabbers@uu.nl of (06) 41 39 31 16.

Solliciteren

Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met diverse achtergronden, perspectieven en identiteiten, onder andere op het gebied van culturele, religieuze of etnische achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, functiebeperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv via deze pagina.