Vacature: Managementassistent voor Centre for Digital Humanities en Onderwijsondersteuning en Studentzaken (0,7 fte)

Functie

De faculteit Geesteswetenschappen zoekt een managementassistent voor de ondersteuning van de ketens Centre for Digital Humanities (CDH) en Onderwijsondersteuning en Studentzaken (OSZ). In deze functie zul je beide organisatieonderdelen ondersteunen.

Wat ga je doen:

• Je verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning voor het hoofd OSZ en de directie CDH, zoals o.a. agendabeheer en organiseren van bijeenkomsten en overleggen.
• Je biedt ondersteuning bij indiensttreding, afscheid, jubilea en pensioen van collega’s. Daarnaast heb je een belangrijke rol in het organiseren van sociale activiteiten van de teams, zoals uitjes of borrels.
• Je maakt actie- en besluitenlijsten van overleggen.
• Je regelt het mailverkeer in diverse mailboxen.
• Je onderhoudt de OSZ-intranetpagina.
• Je regelt het bijhouden van de deelnemerslijsten van het CDH-docentenonderwijsprogramma en de informatieverstrekking aan de deelnemers.
• Je verzorgt de diverse bestellingen zoals ICT-middelen, bloemen, kantoorartikelen, etc.
• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor praktische vragen van de collega’s van beide afdelingen en je draagt zorg voor de meldingen in het pand en het monitoren hiervan.

Naast de bovenstaande taken is er ook ruimte om andere werkzaamheden naar je toe te trekken.

Profiel

Onze ideale kandidaat voor de functie van managementassistent werkt zelfstandig, is daadkrachtig, proactief en is bereid om complexe zaken aan te pakken. Je beweegt je soepel door verschillende organisatiestructuren, kunt snel schakelen en hebt een flexibele en positieve instelling. Affiniteit met een wetenschappelijke omgeving is een pre.

Wat breng je nog meer mee:

• Je hebt mbo- denk- en werkniveau.
• Je hebt enkele jaren ervaring in een functie als managementassistente of secretaresse.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels.
• Je bent secuur en een kei in plannen en organiseren en je toont eigenaarschap.
• Het Office-pakket, vooral Outlook, heeft geen geheimen voor jou.
• Je hebt goed ontwikkelde interculturele en communicatieve vaardigheden.

Aanbod

Wij bieden:

• een positie (0,7 fte) voor 1 jaar met – bij goed functioneren – uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een salaris van minimaal € 2.693,- en maximaal € 3.636,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband;
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling. verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien.

Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Over de organisatie

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema’s. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 7.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega’s en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

De faculteit streeft naar diversiteit onder haar medewerkers en studenten en zet zich in om een veilige en inclusieve omgeving te creëren voor iedereen, zoals te lezen is in het Equality, Diversity and Inclusion -beleid van de Universiteit Utrecht.

De kernwaarden van de faculteit Geesteswetenschappen zijn professionaliteit, transparantie, verantwoordelijkheid, verbondenheid en veiligheid. Deze waarden gelden voor iedereen en we houden ze hoog, in ons werk en in onze communicatie met elkaar en naar anderen.

De keten Onderwijsondersteuning en Studentzaken (OSZ) en Centre for Digital Humanities (CDH) maken deel uit van de faculteit Geesteswetenschappen.
In de functie van managementassistent stem je je dagelijkse werkzaamheden af met het hoofd van OSZ en het hoofd van CDH. Hiërarchisch leidinggevende is het hoofd secretariële ondersteuning Geesteswetenschappen.

Aanvullende informatie

Neem voor meer informatie contact op met Monique Clabbers (Afdelingshoofd secretariaten) via m.clabbers@uu.nl of (06) 41 39 31 16.

Solliciteren

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur via deze site je motivatiebrief en cv toe.

Uiterlijk reageren op 18 oktober 2023.